Die E-Rechnung kommt! Unser FAQ klärt alle offenen Fragen. Hier klicken.

E-Rechnung: FAQ auf einen Blick

FAQ auf einen Blick

E-Rechnung:
Das müssen Sie wissen!

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Startschuss: 1. Januar 2025. Das bedeutet für viele Unternehmen eine Umstellung auf neue Rechnungsformate und Software. Gleichzeitig ist es der ideale Zeitpunkt, sich um Ihre E-Mailarchivierung zu kümmern, damit alle relevanten Mails GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden.

Dazu haben Sie Fragen? In unserem FAQ erhalten Sie leicht verständliche Antworten sowie Lösungen für eventuelle Probleme. Klicken Sie sich schnell und einfach durch!

Für wen ist die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend?

Jeder Unternehmer in Deutschland muss ab dem 1. Januar 2025 für in Deutschland steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Unternehmen müssen außerdem die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung der E-Rechnungen sicherstellen.

Was bedeutet GoBD?

Die GoBD regelt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Mehr Infos bekommen Sie hier.

Ihre gesetzlichen Pflichten

Heute

Umstellung auf die E-Rechnung sinnvoll

Ab dem 01. Januar 2025

Unternehmer können E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen. Unternehmen sind zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet. Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 sind Papierrechnungen (und sonstige bisherige Nicht-E-Rechnungsformate wie einfache PDF-Dateien) zulässig.

Ab dem 01. Januar 2027

Unternehmer mit Vorjahresumsatz < 800.000€ dürfen bis Ende 2027 noch auf die Ausstellung von E-Rechnungen verzichten, können also noch herkömmliche Rechnungen ausstellen.

Ab dem 01. Januar 2028

Alle Unternehmer im B2B-Bereich müssen zwingend E-Rechnungen ausstellen.

Das müssen Sie wissen!

Alle Fragen und Antworten rund um die elektronische Rechnung*:

Wer für einen öffentlichen Auftraggeber als Lieferant oder Auftragnehmer tätig, muss ab einer Summe von 1.000 Euro bereits E-Rechnungen stellen. Ab 2025 ist die E-Rechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend. Darum sollten alle Unternehmen prüfen, ob ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen kann oder auf solch eine umstellen.

  • Einheitliche und klare Standards vereinfachen die Rechnungsstellung langfristig.
    • Die automatische Validierung der Rechnung schützt vor Fehlern.
    • Falls Fehler auftreten, können diese einfacher und schneller als bei einer Papierrechnung korrigiert werden.
    • Einsparung von Porto und Papier.
    • Verkürzte Durchlaufzeiten und schnellere Bearbeitung führen zu schnelleren Zahlungen.
    • Schnelle und zuverlässige Übermittlung durch digitale Übertragung.
    • Die Einführung von E-Rechnungen bedeutet für viele Unternehmen, dass sie ihre internen Prozesse überarbeiten müssen.
    • Beim digitalen Versand per E-Mail können sensible Daten abgefangen werden.
    • Datenbanken oder Software für die E-Rechnung könnten gehackt werden.
    • Eine fehlerhafte E-Rechnung kann automatisch abgelehnt werden und die Zahlung verzögert sich.
    • Bei gefälschten und in betrügerischer Absicht lancierten Rechnungen könnten die Daten des Sichtbelegs (PDF) von den Daten des strukturierten und automatisch verarbeitbaren Datenteils der E-Rechnung abweichen.

    E-Rechnung müssen dieselben gesetzlichen Pflicht-Angaben wie bisherige Rechnungen enthalten. Wird die Rechnung an eine Behörde gestellt, muss sie zudem die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers aufweisen. Zudem ist für die E-Rechnung das FormatZUGFeRD oder XRechnung verpflichtend.

    Ausnahme: Es ist ein Format zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart worden, dass die richtige und vollständige Extraktion aus der E-Rechnung ermöglicht und dabei das UStG berücksichtigt.

    ZUGFeRD:

    • E-Rechnungsformat, das einen Sichtbeleg mit eingebettetem XML-Datensatz in einer einzigen PDF-Datei kombiniert.
    • Vorteil: Die Rechnung ist für Menschen lesbar (PDF Sichtbeleg) und automatisch verarbeitbar (XML) sein.
    • Zielgruppe: Für Privatwirtschaft und öffentliche Hand.

    XRechnung:

    • Ein rein XML-basiertes Format (keine lesbare PDF enthalten).
    • Speziell für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt.
    • Strikte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
    • Zielgruppe: Pflicht für Rechnungen an deutsche Behörden.

    Ja, unbedingt! Auch für die E-Rechnungen gelten (wie bereits seit Jahren für digital versendete herkömmliche Rechnungen) die sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). (Ausnahme: Es existiert bereits eine geeignete, GoBD-konforme digitale Belegarchivierung. Infos dazu: hier.) Eine einfache, sichere und günstige Lösung zur Archivierung von E-Mails in der Cloud ist Benno Cloud Enterprise in der LWsystems Cloud.

    Nein! Ohne eine geeignete Archivierungslösung wie Benno MailArchiv ist eine GoBD-konforme Mailarchivierung nicht möglich. Ein Ordner „Archiv“ für die Ablage einzurichten, reicht nicht aus. Denn ein Mailarchiv muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen – beispielsweise revisionssicher sein. Kompakte Infos finden Sie in unserem Wiki , ausführliche Details finden Sie in unserem White Paper zur GoBD-konformen Mailarchivierung.

    Nein, das entspricht nicht den Anforderungen der GoBD. Sie brauchen zwingend eine revisionssichere Mailarchivierung für Ihre E–Rechnungen sowie für alle sonstigen Mails, die im handels- und steuerrechtlichen Sinne archivierungspflichtig sind. Details finden Sie in unserem White Paper.

    Nein. Outlook lagert die Mails lediglich in eine andere Outlook Datendatei (PST-Datei) aus. Das stellt keine GoBD-konforme Archivierung von E-Mails und E-Rechnungen dar.

    Leider gar nicht! Diese Provider bieten keine geeigneten Schnittstellen an, mit denen E-Mails in GoBD-konformer Weise an eine Archivlösung übergeben werden können.

    Mit diesen IMAP-Postfächern können Sie Ihre E-Mails und Anhänge nicht GoBD-konform archivieren. Aber es gibt eine Lösung: LWsystems organisiert für Sie den Umzug in die LWsystems Cloud  (Serverstandort: Deutschland). In der LWsystems Cloud können Sie die Groupware Zimbra nutzen und zwischen Postfächern beliebiger Größe wählen – von einfachen IMAP-Mailboxen bis zu ganzen Groupware-Postfächern. Diese können Sie natürlich auch mit Microsoft Outlook verwenden. Neben Mailarchiv, Mail und Groupwareserver stehen Ihnen in der LWsystems Cloud zahlreiche weitere Open Source-Lösungen zur Verfügung: Von File Sync & Share, Videomeetings oder Cloud Backup: Wir stellen Ihnen in der LWsystems Cloud ein Allround-Paket nach Ihren Bedürfnissen zusammen – inklusive Service und Hosting.

    Dafür steht Ihnen „Benno Cloud Enterprise für Microsoft 365/Exchange Online“ von LWsystems zur Verfügung. Als Cloud-Archivanbieter stellt LWsystems Ihnen kostenlos eine sogenannte „Journal Mailboxadresse“ zur Verfügung. Diese verwenden Sie im Exchange Admin-Center im Bereich der sogenannten Journaling Mailbox. Wenn Sie Ihre Journal-Regeln dort richtig einstellen, werden Ihre archivierungspflichtigen E-Mails und E-Rechnungen sofort schnell, revisionssicher und kostengünstig sowie vor allem GoBD-konform in der Cloud archiviert.

    Hier gilt genau das gleiche, wie bei der Frage „Ich besitze eine oder mehrere Mailboxen von T-Online, GMX, web.de & Co. Was kann ich tun, damit meine E-Rechnungen und Mails GoBD-konform archiviert werden?“ Der Umzug in die LWsystems Cloud ist eine einfache, sichere, schnelle und GoBD-konforme Lösung.

    Für Laien kann die gesetzliche Vorgabe, seine E-Mails GoBD-konform zu archivieren, eine Herausforderung sein. Für IT-Spezialisten wie LWsystems gehört sie zum normalen Arbeitsalltag. Je weniger IT-Know-how Sie mitbringen, umso komfortabler sind fertige Cloud-Lösungen wie Benno Cloud Enterprise, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden können. Damit sparen Sie Nerven, Zeit und Geld! Informieren Sie sich jetzt und nutzen Sie die alle Vorteile, die durch Benno Cloud Enterprise inklusive Benno MailArchiv entstehen: Alle E-Mails werden direkt beim Archivieren volltext-indexiert und sind somit sekundenschnell nach beliebigen Inhalten such- und auffindbar! Natürlich GoBD-konform.

    *Diese Fragen und Antworten-Liste legt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keine Rechtsberatung dar. Sie dient lediglich zur allgemeinen Information. Wir übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.

    Kontakt

    info@benno-mailarchiv.de +49 (0)5403 880 17-50
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