LWsystems stellt die aktuelle Roadmap für Benno MailArchiv für 2024 und 2025 vor.

Der bereits für 2023 geplante Generationswechsel von Benno MailArchiv 2.x auf die neue Generation 3 wird definitiv in diesem Jahr erfolgen. Die Verzögerung ist entstanden, da Teile der für Benno MailArchiv 3 angedachten Neuerungen aus verschiedenen Gründen noch in Benno MailArchiv 2 einfließen. Dazu zählen u.a. die Umsetzung von OAuth2, die Unterstützung von OpenID Connect (OIDC) sowie die Einrichtung von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), bspw. in Verbindung mit Keycloak.

Diese Punkte werden gleichzeitig die letzten Neuerungen in Benno MailArchiv 2.x sein. Danach geht es direkt mit Benno MailArchiv 3 weiter.

Das Herzstück von Benno MailArchiv 3 wird die komplett neue WebApp (Benno WebApp 3) sein. Im Anschluss werden

  • die Kernkomponenten von Benno MailArchiv schrittweise auf neueste Software-Releasestände angehoben sowie
  • neue und zusätzliche Funktionen in der neuen WebApp 3 implementiert.

Die anstehenden Erweiterungen der Benno WebApp 3 umfassen:

  1. das Tagging von E-Mails
  2. Vier-Augen-Login in die Benno WebApp
  3. Löschen von Mails durch autorisierte Personen

Die Benno WebApp 3 (Q2-Q3/2024)

Die neue WebApp 3 ist eine komplette Neuentwicklung. Sie basiert vollständig auf dem React Framework und macht aus der WebApp eine moderne Single Page Web-Application. Gleichzeitig ist die neue WebApp die Basis für künftige neue Funktionen innerhalb der WebApp, zu der das o.g. “Tagging” von E-Mails gehören wird.

Merkmale der neuen Benno WebApp 3:

  • komplette Neuentwicklung
  • voll responsiv (wie bisher)
  • moderne Single Page Web Application
  • basiert zu 100% auf dem React Framework
    (weg von PHP und PHP-Templates)
  • verlagert GUI-Last vom Server auf die Client-Seite (Endgerät)
  • zentralisiert Funktionalität aus benno-web nach benno-rest
  • ist Basis für künftige neue User-Funktionalitäten in der WebApp

Die Erweiterungen der Benno WebApp 3 (Q4/2024 – Q1/2025)

Tagging von E-Mails / Verwenden von Tags:

Das sog. „Tagging von E-Mails“ bedeutet, das E-Mails im Archiv mit Schlagwörtern versehen werden können. Beliebige E-Mails lassen sich unter einem Schlagwort (Tag) aggregieren.

E-Mails können mit einem Tag (“Markierung”) wie bspw. “Projekt X” versehen werden. Der Zugriff auf alle Mails zum “Projekt X” erfolgt damit per Suche nach Mails mit dem Tag. Informationen können somit einfach beliebigen sach-logischen Begriffen zugeordnet werden. Der Zugriff auf die getaggten Mails erfolgt über die Suche.

Wir werden zeitgerecht auf weitere Einzelheiten und Details zu diesem Thema eingehen.

Vier-Augen Login:

Das Vier-Augen Login ist die Voraussetzung für die Nutzung künftiger bzw. erweiterter Funktionen der WebApp. Das Löschen von Mails (s.u.) im Archiv ist eine solche Funktion, die nur nach einem Vier-Augen Login sichtbar und nutzbar sein wird.

Beim Vier-Augen Login loggen sich zwei Benutzer mit ihrem jeweiligen Benutzerkonto gemeinsam in die gleiche Benno WebApp ein. Die entsprechende Autorisierung durch den Adminstrator vorausgesetzt, erlaubt das erfolgreiche Vier-Augen Login danach den Zugriff auf künftige, erweiterte Funktionen der Benno WebApp, wie insbes. das Löschen von E-Mails im Archiv.

Löschen von E-Mails aus dem Archiv:

Das Löschen von E-Mails aus dem Archiv ist eine sehr sensible Angelegenheit, denn hier kollidieren die DSGVO und die Anforderungen der GoBD miteinander.

Um die Archivierung DSGVO-gerecht umzusetzen, kann ein Löschen archivierter E-Mails erforderlich sein. Benno MailArchiv ist bereits gerüstet, von administrativer Seite aus E-Mails aus dem Archiv löschen zu können. Mit der Umsetzung des Löschens von E-Mails via WebApp (also interaktiv mittels der Benno WebApp) wird autorisierten Benutzern (also jenen, die vom Administrator dazu autorisiert wurden) die Möglichkeit geschaffen, E-Mails ohne den Administrator des Mailarchivs per WebApp aus dem Archiv zu löschen.

Das Löschen von E-Mails wird eine erweiterte Funktion der WebApp sein, deren Nutzung an das Vier-Augen Login in die WebApp gebunden sein wird.

Das Löschen selbst wird ein dokumentiertes Löschen sein. D.h., dass der Zeitpunkt des Löschens sowie eine Begründung für das Löschen zusammen mit den ausführenden Usernamen revisionssicher und für etwaige spätere Audits in Benno MailArchiv gespeichert wird.

Weitere Informationen und Details zum Löschen von Mails via WebApp werden wir zu gegebener Zeit veröffentlichen.